Ах, как часто на практике владельцы бизнеса сталкиваются с проблемой несоблюдение сотрудниками, обговоренных ранее схем и правил взаимодействия между подразделениями или функциями - к сожалению, в 80% из 100%!
Причины разные:
понадеялись, что все все поняли;
каждый понял по-своему;
со временем договоренности забылись;
отсутствовал должный контроль;
сменились сотрудники;
у сотрудников добавился новый функционал или появилось новое подразделение, участвующее в данном процессе;
все что-то делали, но никто не интересовался общим результатом;
другой человеческий фактор;
сменился программный продукт, на платформе которого этот процесс функционировал;
другой фактор.
В результате любой из этих факторов приводит к искажению правил, установленных между всеми участниками бизнес-процесса в устной форме.
Как сейчас принято говорить формализация таких правил, по которым взаимодействуют в компании подразделения, сотрудники и оцифровываются информационные потоки между ними, это база!
База, на которой держится весь ваш бизнес.
Библиотека таких регламентированных схем и правил снимают кучу рисков их утраты, искажения и неисполнения, а так же экономит массу рабочего времени на объяснение новым сотрудниками кто и что должен делать.
Уважающий себя руководитель априори должен иметь такую библиотеку, иначе это колесо Сансары будет поглощать его вновь и вновь.
А еще, не реже, чем раз в год, проводить ревизию и актуализировать все эти регламенты, инструкции, положения и настоятельно рекомендовать сотрудникам освежать в памяти эти прописанные для них правила. Увы, все мы периодически обнуляемся и что-то выпадает из контура внимания.
Для наведения порядка в бизнес-процессах и создания регламентов не стоит держать отдельного методолога, проще заказать эту услугу на аутсорс. К тому же, толковый внешний эксперт всегда даст вам свежий взгляд на процессы в компании и подсветит проблемные места, а так же предложит решение, как их оптимизировать.
Поверьте моему 20-ти летнему опыту, это того стоит.